E-Mail-Archivierung – Sicherheit für das Unternehmen

E-Mails sind aus der heutigen Unternehmenskultur nicht mehr wegzudenken. Eine Erhebung unter Büromitarbeitern bestätigte die hohe Nutzung dieses Kommunikationsmediums und fand heraus, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich über 600 E-Mails im Monat versendet. Trendforscher vermuten eine weitere Erhöhung dieser Zahlen in den nächsten Jahren.

Ein wichtiger Punkt bei der Arbeit mit E-Mails ist eine stets gegebene Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Diese erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern deckt auch geltendes Recht ab und erhöht gleichzeitig die IT-Sicherheit. In diesem Zusammenhang setzen immer mehr Unternehmen auf eine professionelle E-Mail-Archivierung, welche zusätzlich zum klassischen Backup des E-Mail-Servers durchgeführt wird.

Welchen Nutzen hat eine E-Mail-Archivierung?

Grundsätzlich stellt eine E-Mail-Archivierung die Verfügbarkeit und Auffindbarkeit der Mail-Kommunikation sicher. Dies erleichtert nicht nur den IT-Administrationen das Tagesgeschäft, sondern stellt auch eine rechtliche Grundlage dar. Aus diesem Grund sind Unternehmen verpflichtet, eine passende und rechtssichere E-Mail-Archivierung durchzuführen.

Wichtigste Vorteile auf einem Blick:

• Rechtliche Anforderungen werden erfüllt
• Reduzierung der IT-Kosten
• Suchfunktion steigert Produktivität der Mitarbeiter
• Entlastung der E-Mail-Server
• Aufhebung von Postfachbegrenzungen möglich
• Vereinfachung des Backups und der Wiederherstellung des E-Mail-Servers
• Reduktion des Speicherbedarfs

Die Erfüllung rechtlicher Anforderung ist natürlich einer der größten Nutzen der E-Mail-Archivierung. Setzt man rechtliche Anforderungen nicht um, droht die Gefahr von Abmahnungen. Aber die E-Mail-Archivierung bringt auch nützliche Verbesserungen für IT-Administratoren und User mit sich und somit einen erheblichen Nutzen für das eigene Unternehmen.

Rechtliche Absicherung durch E-Mail-Archivierung

Eine E-Mail muss manipulationssicher und vollständig archiviert werden. Die Kommunikation muss jederzeit nachvollziehbar sein. Die rechtliche Grundlage ist den Vorschriften einer ordnungsgemäßen, vollständigen und nachvollziehbaren Buchhaltung gleichzusetzen und zu bewerten. Eine Backup-Lösung erfüllt diese Anforderungen nicht und somit bietet nur eine konsequente E-Mail-Archivierung die erforderliche Rechtssicherheit. Eine E-Mail-Archivierung schützt das Unternehmen somit vor eventuellen Bußgeldern und einem drohenden Imageverlust.

Besonders die Manipulationssicherheit spielt hier eine große Rolle, die nicht nur rechtlich abgesichert werden sollte, sondern natürlich auch eine interne Sicherheitsanforderung darstellen sollte. Auch bei dem Punkt Datenschutz schützt die E-Mail-Archivierung vor Datenmissbrauch und einer böswilligen Verfälschung von sensiblen Datenströmen. Bei den Mitarbeitern wird somit nie die Frage aufkommen, wie man Outlook Mails sichert, da die Mails rechtssicher im Archiv verbleiben.

Nutzen für das Unternehmen

Die E-Mail-Archivierung bringt aber auch einen direkten Nutzen für die Infrastruktur und die Mitarbeiter eines Unternehmens mit sich. Durch die Einführung werden z.B. der E-Mail-Server und die Belegschaft entlastet.

• Entlastung für den E-Mail-Server
  Durch eine E-Mail-Archivierung werden Mails automatisiert in das Archiv abgelegt – die Regeln wurden vorher definiert. Aus diesem Grund müssen Mails nicht mehr auf dem E-Mail-Server gespeichert werden. Somit sinkt die Beanspruchung des Mail-Servers enorm. Besonders die entstehende Aufhebung der Postfachbegrenzung wird die Belegschaft erfreuen.

• Kostenreduzierung durch E-Mail-Archivierung
  Durch eine entsprechende Archivierung der E-Mails erlangt man eine stetige Verfügbarkeit auf das Kommunikationsmedium. Aus diesem Grund verringert sich der Kostenfaktor Storage und der externen Datensicherung spürbar. Gleichsam sinkt die Datenlast auf den Servern, welches auch das Backup schmaler werden lässt. Ist ein Backup nötig, so lässt sich ein Datensatz schneller retten und das Tagesgeschäft kann ohne Hindernisse wieder aufgenommen werden.

• Entlastung der Belegschaft
  Das Unternehmen sollte die Archivierung nach klar definierten Regeln durchführen. Dies führt zu einer starken Entlastung der Mitarbeiter, da keine Postfachorganisation mehr nötig ist. Die Kommunikation ist durch das Archiv stets verfügbar und Mails lassen sich durch eine einfache Suchfunktion auffinden. Der Mitarbeiter spart hierdurch Zeit und kann durch die entfallende Pflege des Postfaches sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren. Die Kommunikation bleibt transparent und eventuelle Abstimmungen oder Unklarheiten können zeitsparend gelöst werden.

E-Mail-Archivierung in Verträgen

Immer mehr Kunden oder Lieferanten möchten das Kommunikationsmedium E-Mail auch vertraglich absichern. Der E-Mail-Verkehr soll somit über einen festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden, um die Kommunikation stets nachvollziehbar zu halten. Durch eine E-Mail-Archivierung können diese vertraglichen Verpflichtungen, ohne einen weiteren Mehraufwand, erfüllt werden.