Immer wieder fragen sich die User, weshalb es unbedingt notwendig ist, ein Office 365 Backup durchzuführen. Das hat verschiedene Gründe. Nicht nur, dass die Daten gesichert werden, sondern auch, dass sie beispielsweise wieder hergestellt werden können, wenn das System einen Stromausfall hatte oder auch von außen angegriffen wurde.

Zudem sind noch immer viele in dem Irrglauben, dass Microsoft sich um alles kümmert. Dies ist nicht der Fall. Jeder Nutzer von Microsoft Office 365 ist für seine Daten allein zuständig und muss dafür sorgen, dass diese gesichert sind. Daher sind Backups für Office 365 unabdingbar.

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Im Jahre 2005 tauchten die ersten Erpressertrojaner auf. Privatpersonen konnten nicht mehr auf ihren Computer zugreifen. Stattdessen erschien auf dem Bildschirm der Hinweis, dass der Computer gehackt sei, der mit der erpresserischen Forderung nach Lösegeld (englisch: ransom) verbunden war. Werde das Lösegeld nicht bezahlt, bleibe der Rechner in ihrer Gewalt.

Inzwischen sind die Erpresser dazu übergegangen, verstärkt Unternehmen ins Visier zu nehmen. Die Weiterentwicklung der Schadsoftware ermöglicht ihnen die Infektion ganzer Netzwerke. Das Horrorszenario: Ein Mitarbeiter lädt sich unabsichtlich die getarnte Malware auf seinen Computer. Daraufhin infiziert der Virus das Firmennetzwerk und das gesamte Unternehmen ist lahmgelegt. Etwa jedes fünfte Unternehmen geht an einem solchen Angriff kaputt. Bereits aus diesem Grund ist Vorsorge besser als Nachsorge.

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E-Mails sind aus der heutigen Unternehmenskultur nicht mehr wegzudenken. Eine Erhebung unter Büromitarbeitern bestätigte die hohe Nutzung dieses Kommunikationsmediums und fand heraus, dass jeder Mitarbeiter durchschnittlich über 600 E-Mails im Monat versendet. Trendforscher vermuten eine weitere Erhöhung dieser Zahlen in den nächsten Jahren.

Ein wichtiger Punkt bei der Arbeit mit E-Mails ist eine stets gegebene Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Diese erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern deckt auch geltendes Recht ab und erhöht gleichzeitig die IT-Sicherheit. In diesem Zusammenhang setzen immer mehr Unternehmen auf eine professionelle E-Mail-Archivierung, welche zusätzlich zum klassischen Backup des E-Mail-Servers durchgeführt wird.

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